HMS-årshjul for serveringssted: mal og forklaring

Kort fortalt

Årshjulet hjelper deg å huske oppgavene. Under finner du en gratis mal i Excel.

Kort svar

Last ned malen

Last ned HMS-årshjul i Excel. Malen har fire ark:

• Årshjul: oppgaver for januar til desember, med ansvarlig, frist, status og dato for utført.
• Tiltaksplan: funn fra risikovurdering og vernerunde, med tiltak, ansvarlig og frist.
• Lovkrav og kilder: hver plikt med paragraf og når den gjelder.
• Slik bruker du malen: en kort bruksanvisning.

Hver oppgave er merket «Lovkrav» eller «Forslag». Lovkrav betyr at plikten står i loven, ikke at loven har satt den til akkurat den måneden. Månedene har vi valgt selv for et typisk serveringssted. Flytt oppgavene så de passer din sesong.

Dette krever loven

Internkontroll og gjennomgang

Internkontrollforskriften § 5 lister opp hva internkontrollen innebærer. Blant annet skal virksomheten:

• fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet
• ha oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt
• kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og lage planer og tiltak
• ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på regelverket
• «foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt»

Disse fem punktene må dokumenteres skriftlig. Forskriften bruker ikke ordet «årlig». Malen foreslår én gjennomgang i året, men det er ikke en lovbestemt frist.

Risikovurdering

Du skal kartlegge farer og vurdere risiko (internkontrollforskriften § 5 nr. 6). Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 7-1 sier at risikovurderingen skal gjentas regelmessig, ved endringer som kan påvirke risikoen og når dere kjøper inn maskiner og utstyr som kan ha betydning for helse og sikkerhet. Den skal gjøres sammen med de ansatte og dokumenteres.

HMS-opplæring

Arbeidsgiveren skal selv gjennomgå opplæring i HMS-arbeid (arbeidsmiljøloven § 3-5). Kravene står i Må daglig leder ta HMS-kurs?. De ansatte skal kjenne farene i arbeidet og få nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon (§ 3-2). Dette er viktig når nye ansatte og sesongvikarer begynner.

Verneombud

Hver virksomhet skal ha verneombud (arbeidsmiljøloven § 6-1). Har dere færre enn 5 arbeidstakere, kan dere skriftlig avtale en annen ordning. Arbeidstilsynet skriver at både faste, deltidsansatte og midlertidig ansatte telles med, at alle ansatte må signere avtalen, og at den gjelder i høyst to år.

Verneombudet velges for to år av gangen (organiseringsforskriften § 3-4). Opplæringen skal som hovedregel være minst 40 timer (§ 3-19). Hvem som er verneombud, skal henge oppslått på arbeidsplassen.

Serveringssteder er også omfattet av ordningen med regionale verneombud. De skal virke der det ikke er valgt verneombud, og kan melde fra til Arbeidstilsynet (organiseringsforskriften §§ 6-1 og 6-3).

Arbeidsmiljøutvalg (AMU)

Virksomheter som jevnlig har minst 30 arbeidstakere, skal ha arbeidsmiljøutvalg. Med mellom 10 og 30 arbeidstakere skal dere ha det hvis en av partene krever det (arbeidsmiljøloven § 7-1). Utvalget skal hvert år lage en rapport om arbeidet sitt (§ 7-2).

Bedriftshelsetjeneste

Organiseringsforskriften § 13-1 har en liste over bransjer som skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste. Listen nevner blant annet 56.11 Drift av restauranter, 56.3 Drift av barer og 55.1 Drift av hoteller.

Listen bruker de nye næringskodene som har gjeldt siden 1. september 2025. Arbeidstilsynet skriver at arbeid som tidligere var gatekjøkken eller catering, ikke er omfattet. Ordet «kafé» står ikke i listen. Driver du kafé, bør du derfor sjekke hvilken næringskode virksomheten er registrert med. Er du i tvil, kan du spørre Arbeidstilsynet.

Varsling, skader og sykefravær

• Har dere jevnlig minst fem arbeidstakere, skal dere ha skriftlige rutiner for intern varsling (arbeidsmiljøloven § 2 A-6).
• Alle personskader i arbeidet skal registreres (§ 5-1).
• HMS-arbeidet skal omfatte forebygging og oppfølging av sykefravær (§ 3-1).

Brannvern

Forskrift om brannforebygging deler pliktene mellom eieren og brukeren av bygget. Leier du lokalet, er du normalt bruker. Brukeren skal blant annet:

• holde rømningsveiene frie
• melde fra til eieren om skader og feil som påvirker brannsikkerheten
• ha rutiner for evakuering ved brann
• sørge for at de ansatte kan forebygge og bekjempe brann
• dokumentere at pliktene er oppfylt

Eieren skal sørge for at bygningsdeler, installasjoner og utstyr som skal oppdage brann eller begrense følgene av brann, blir kontrollert og vedlikeholdt (§ 5). Forskriften sier ikke hvor ofte dere skal ha brannøvelse. Det må tilpasses risikoen.

Arbeidsplan og ferie

• Jobber de ansatte til ulike tider på døgnet, skal dere ha en arbeidsplan. Den skal drøftes med de tillitsvalgte senest to uker før den begynner å gjelde, hvis ikke tariffavtalen sier noe annet (arbeidsmiljøloven § 10-3).
• Dere skal ha en oversikt over hvor mye hver ansatt har jobbet (§ 10-7).
• Ansatte kan kreve 18 virkedager hovedferie mellom 1. juni og 30. september (ferieloven § 7).
• Ansatte kan kreve å få vite når de skal ha ferie, senest 2 måneder før ferien starter (ferieloven § 6). Skal noen ha ferie fra 1. juni, må de altså få beskjed innen 1. april. Reglene i § 6 kan fravikes ved tariffavtale eller annen avtale.

Årshjul for et serveringssted

Tabellen er Kurs.ings forslag for en restaurant eller kafé med sommersesong. Bare fristene i kolonnen «Lovens frist» står i loven.

Slik bruker du malen

1. Skriv inn navnet på virksomheten, året og antall ansatte øverst på arket «Årshjul».
2. Sett navn på hvem som er ansvarlig for hver oppgave.
3. Slett oppgaver som ikke gjelder dere, for eksempel AMU hvis dere er færre enn 10.
4. Flytt oppgavene hvis sesongen din er en annen, for eksempel vintersesong.
5. Før funn fra risikovurdering og vernerunde inn i tiltaksplanen, med frist og ansvarlig.
6. Sett status når oppgaven er gjort, og skriv datoen. Da har du dokumentasjon på gjennomgangen.

Vanlige feil

• Du tror loven krever en gjennomgang i januar. Loven krever en systematisk gjennomgang, men sier ikke når.
• Risikovurderingen blir bare gjort én gang. Den skal gjentas jevnlig og når noe endres.
• Sommervikarer begynner uten opplæring i farer og brannrutiner.
• Verneombudets periode går ut uten at noen merker det.
• Rømningsveier blir brukt som lager i travle perioder.

Vanlige spørsmål

Er HMS-årshjul lovpålagt?

Nei. Ordet står ikke i arbeidsmiljøloven eller internkontrollforskriften. Pliktene som årshjulet hjelper deg med, er derimot lovpålagt.

Må internkontrollen gjennomgås hvert år?

Internkontrollforskriften § 5 sier at virksomheten skal «foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt». Den sier ikke hvor ofte. Gjennomgangen må dokumenteres skriftlig.

Trenger en liten kafé verneombud?

Ja, som hovedregel. Med færre enn 5 arbeidstakere kan dere skriftlig avtale en annen ordning, også at dere ikke har verneombud. Arbeidstilsynet kan likevel bestemme at dere skal ha det.

Må en restaurant ha bedriftshelsetjeneste?

Ja. Drift av restauranter (56.11) og drift av barer (56.3) står på listen i organiseringsforskriften § 13-1. Gatekjøkken og catering er unntatt. Sjekk næringskoden din hvis du er usikker.

Hvordan lærer jeg HMS-arbeidet som leder?

Ta den gratis HMS-testen for ledere for å se hva du kan fra før. HMS-kurs for ledere og arbeidsgivere går gjennom ansvar, risikovurdering, internkontroll, verneombud og bedriftshelsetjeneste.

Lær mer

• Må daglig leder ta HMS-kurs?: krav til opplæring og dokumentasjon.
• HMS-kurs for ledere og arbeidsgivere: kurs med øvingsoppgaver.
• Gratis HMS-test for ledere: åtte oppgaver med fasit.
• HMS-kalkulator: se hvilke krav som gjelder for din virksomhet.

Kilder

• Internkontrollforskriften § 5 (Lovdata)
• Arbeidsmiljøloven §§ 2 A-6, 3-1, 3-2, 3-3, 3-5, 5-1, 6-1, 7-1, 7-2, 10-3 og 10-7 (Lovdata)
• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §§ 3-4, 3-19, 6-1, 6-3, 7-1 og 13-1 (Lovdata)
• Forskrift om brannforebygging §§ 5 og 11–13 (Lovdata)
• Ferieloven §§ 6 og 7 (Lovdata)
• Verneombud (Arbeidstilsynet)
• Bedriftshelsetjeneste (Arbeidstilsynet)
• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning med Arbeidstilsynets kommentarer